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OA協同平臺在煤炭企業的應用研究

發布時間:2019年05月21日 11:26:06  作者:戴偕發  來源:快樂教育網  瀏覽:   【】【】【
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摘  要:針對煤炭企業信息化過程中存在的 “信息孤島”問題,結合煤炭企業OA系統的使用現狀,將OA協同平臺的管理理念融入到OA系統中,提出了構建煤炭企業OA協同平臺的思路和邏輯架構模型,并且對煤炭企業OA協同平臺實施后的辦公效果進行了論述。
關鍵詞: 信息孤島  OA協同平臺   標準
Research on the Application of OA Collaborative Platform in Coal Enterprises
Abstract: This paper aimed the "information island" problem in the process of coal enterprise information ,it combined with the use of coal enterprises OA system status and put the management concepts of the OA collaborative platform in to OA system, it proposes that how to build a coal enterprises OA collaborative platform and logical architecture model. the implementation results of OA collaboration platform of coal enterprises are also discussed in this paper.
Keyword: information island1;   OA collaborative platform2;   Standard3
引言
煤炭企業在信息化實踐中基本已使用了OA辦公系統,但在使用OA系統時卻存在“信息孤島”現象,這種現象使OA辦公系統在管理上僅成了文件上傳下達、公文管理、檔案管理的工具,由此造成專門業務管理人員在OA系統上完成自己具體工作任務的功能偏弱。基于此,為了杜絕 “信息孤島”現象,解決煤炭企業集團、下屬公司、各礦等縱向的各層面之間以及橫向的同層面各類系統之間的互聯、信息共享和業務互操作,本文認為應當將OA系統與煤炭企業信息化過程中實施的各種ERP、MRP系統有機的協同起來,建立煤炭企業OA協同平臺。
1煤炭企業OA協同平臺建設的必要性
1.1 系統建設中“信息孤島”現象嚴重
在煤炭企業信息化推行過程中,由于沒有統一的規劃,各部門各自為政,管理信息化、綜合自動化和工程數字化系統交錯冗雜,各系統間雖有重疊的功能和基礎信息,但因各個系統的開發商不同,采用的標準不同,系統間難以實現對接,導致系統間信息相互孤立,難以共享和流通,人為的造成了“信息孤島”[1]。此外大多數煤炭企業使用的OA系統屬于傳統的OA辦公系統,它只適用于企業行政管理的需要,如公文管理、檔案管理、公告通知的發布查看、部分審批流程的管理等[2],使用部門卻涵蓋了企業的各個職能部門,主要使用者也均是公司的中高層管理者,而管理者更加關注的是生產經營活動中各種數據的變化情況。但是傳統的OA系統卻與企業具體的生產經營活動業務缺乏聯系,管理者難以及時了解到企業生產經營活動中的變動信息,這樣不僅違背了信息化初衷,也造成信息化建設重復投資和和資源浪費。因此,如何有效的解決信息孤島問題是煤炭企業的當務之急。
1.2 煤炭企業各自為政現象嚴重
鑒于煤炭行業的特殊性,煤炭企業組織結構較復雜性,集團公司下大多包含有多個二級單位、二級單位下又分管有多個礦區,而且大多相互間地理位置分散,上級單位對下級單位的管控比較薄弱,造成各單位各自為政的現象。而通過構建煤炭企業OA協同平臺能有效的解決這種現象,借助此平臺不僅能加強上級單位對下屬各單位的管控,還能提高信息化建設的整體性及信息系統的使用效率;于此同時還能在此基礎上幫助煤炭企業開創新型的管理模式,提升煤炭企業的管理水平和管理效益,因此構建OA協同平臺對是十分必要的。
1.3 煤炭企業管理實踐的需要
在煤炭企業的管理實踐中OA系統使用范圍相對比較廣泛,涵蓋了企業的各個層面的人員,同時也是企業的中、高層決策者使用頻率最高的系統,因此它屬于比較頂層的系統。此外企業經營管理中各業務審批及重要公文的發放均要通過OA系統,對于企業管理方面涉及面較廣,因此本文認為應該把OA系統與其他各類系統整合在一起,由OA系統來統領,從而構建煤炭企業OA協同平臺
2.煤炭企業OA協同平臺構建思路
2.1 OA協同平臺的概念
協同是指協調兩個或者兩個以上的不同資源或者個體,協同一致地完成某一目標的過程[3]。本文將協同的思想運用到煤炭企業信息化建設上,提出了構建煤炭企業OA協同平臺。煤炭企業OA協同平臺就是以OA系統為中心,利用計算機技術、通信技術和網絡技術,按照統一的標準體系將煤炭企業的管理信息化系統、綜合自動化系統、工程數字化系統集成在一起,實現各系統間數據共享和業務互操作,最終使各個系統間協同的作業。
2.2 OA協同平臺的構建思路
本文針對煤炭企業OA系統及信息化過程中存在的問題,提出了OA協同平臺構建的邏輯架構。如圖1所示,將煤炭企業內部的管理信息化系統、綜合自動化系統、工程數字化系統及煤炭企業集團下屬的各二級公司、子公司及各礦的OA協同平臺系統進行整合,以集成或對接的方式,實現各系統間的互連、互通和互操作,并由OA系統來統領,進行業務輔助處理,以有效實現煤炭企業相關業務的全面系統處理。
2.2.1制定集團公用信息統一編碼。
對生產經營、工程技術和企業管理活動中涉及到的主要對象,如人員、產品、物料、供應商等進行集團范圍的統一編碼,以將煤炭企業內部各個系統間的數據進行整合[4],使OA系統的流程管理與煤炭企業的管理信息化系統、綜合自動化系統、工程數字化系統中對數據的管理結合起來,實現系統間的數據交換和共享。
2.2.2制定傳輸協議標準進行數據庫的整合。
通過制定統一的傳輸協議,將綜合自動化系統、工程數字化系統的各子系統數據庫中的數據整合到一個統一的實時數據庫中,將管理信息化的各子系統與OA系統的數據庫整合到一個統一的關系數據庫 ,再通過統一的傳輸轉化協議實現關系數據庫對實時數據庫的數據提取,最終建立起支撐煤炭企業OA協同平臺的標準數據庫。使其包含煤炭企業各種業務存儲的數據表、視圖及存儲過程,全面覆蓋了煤炭企業相關業務領域,以實現不同業務系統間的數據調用。
2.2.3制定統一的接口標準。
對數據存量過多、功能強大或短期內不能替代的系統,通過制定統一的接口標準,要求系統開發商按此標準開放系統的接口,進行系統間的對接,以實現系統間的互聯互通和互操作。此外對于技術落后、造價較低、功能薄弱的系統,可放棄原有系統,采用新系統的方法實現系統間的集成,最終形成煤炭企業OA協同平臺。
煤炭企業通過構建OA協同平臺不僅能在原有功能模塊的基礎上派生出新的功能模塊,如對數據的相關分析,綜合分析及趨勢預測功能;還能使煤炭企業的管理更加規范,實現集團各部門在統一信息平臺上的業務操作如制單、審核、審批、下達等,并方便管理者快捷的查詢權限業務相關的縱向、橫向數據資料及實現指定單位、時間范圍內的匯總、統計、相關分析、使管理者能夠及時掌握生產經營現狀,為領導綜合分析和輔助決策起到重要作用。
2.3貫穿OA協同平臺的理念
煤炭企業OA協同平臺構建將標準化、推送和及時性以及管理管變化的理念融入其中,不僅促進了信息共享,而且增強了系統的操作體驗,從而極大的提高了企業的管理效率,其中系統中涉及到的主要理念如下:
2.3.1制定信息化標準。
本文將標準化的理念融入到OA協同平臺的構建中,通過制定相關的標準[5],從而對各個系統的編碼、表單、功能、界面、流程及數據結構表等進行規范,從而實現各個系統的數據共享。將煤炭企業各項業務流程科學優化之后用統一的標準定義,可避免因權責失衡,責任落實不到位、數據處理路徑與方法紊亂等帶來的問題。同時各類報表格式的標準化,可避免表單的重復和泛濫,下屬各公司表單各自為政產生的麻煩。
2.3.2推送和及時性。
OA協同平臺利用信息推送的理念和推送技術實現了待辦業務的自動推送和預警[6],即將需要處理的業務以短消息的形式推給相關人員進行及時處理,并將安全隱患、庫存信息等進行提前預警。如圖2所示,在系統平臺內實現的消息提醒功能,當用戶登入系統后,系統會自動滾動提醒今天未辦理的工作業務。
可根據用戶的角色進行今日關注消息的定制,定制的內容涵蓋管理信息化、綜合自動化及工程數字化各子系統的重點參數及狀態的可視化圖表。定制好后,用戶登陸系統后在今日關注界面就能看到自己所定制的內容。如普通用戶登入系統便可直接看到今日要待辦的工作、應查看的公告通知、今日應該閱讀的公文及與自己的培訓考試的排名等,而分管生產的領導不僅可以看到今日最新的公告、公文還可以看到今日最關心的掘進情況、今日及本月的產煤、存煤、銷售煤量的情況等。這種個性化的定制和推送因管理角色的不同而異,不僅節約了辦公時間,也使管理效率得到了很大的提高。 
2.3.3管理就是管變化。
通過構建OA協同平臺,將管理者所關心的各項業務的數據提取并以圖或表的情況呈現到OA協同平臺上,管理者便可及時看到自己所關心的某項業務數據的變化情況及變化趨勢,也能隨時能監測企業整體的運營情況,這樣便于管理者能隨時對生產經營活動中產生的各種變化進行監督,能及時對企業運營中的各種變化狀況和例外狀況進行管理,以便迅速調整應對方案避免企業效益損失。
3.煤炭企業OA協同平臺的應用及實現效果
3.1煤炭企業OA協同平臺的構建增強了管理的可視化效果。
OA協同平臺的構建可將煤炭企業建設的管理信息化系統、綜合自動化系統、工程數字化系統集成到統一的平臺上。這樣不僅可以采用單點登錄方式訪問所有相互信任的子系統,而且可以根據需要將各系統的關鍵數據提取到OA協同平臺中,以圖、表等形式直觀的呈現給管理者,實現管理上透明化和可視化,使管理者及時有效掌握企業各個管理環節的信息,提高管理的效率。
3.2煤炭企業OA協同平臺的構建實現了業務處理方式的創新化。
OA協同平臺將煤炭企業業務處理過程和相關對象構件化,設計出了通用的煤炭企業管理信息化業務處理的構件模式。通過此構件技術實現了煤炭企業業務處理流程操作的柔性和可逆性,并和各種業務處理有效協同起來,實現了待辦業務的自動推送和基于用戶的授權方式,有效的滿足了煤炭企業業務處理的實際需求。 
3.3實現信息共享提高企業的效益。
通過OA協同平臺實現了煤炭企業對象的關聯性,并利用數據挖掘技術,提供大量的統計報表和分析圖形,實現了所有業務的無縫連接和信息的充分共享。也降低了企業管理成本和煤炭企業員工勞動強度,提高了辦公的效率,同時對促進煤炭企業信息化的建設起到了顯著的作用,而且OA協同平臺的構建也符合未來煤炭企業各個系統發展的綜合化、智慧化趨勢。
4小結 
煤炭企業OA協同平臺的建設,能實現了各個系統之間的互聯互通與業務互操作,避免信息孤島。使煤炭企業復雜性、多變性特點的管理業務得以科學化、規范化的系統實現,使管理流程得以不斷規范和優化,業務處理更加高效快捷,工作效率得到較大提高,管理水平顯著提升。于此同時還要進一步豐富和完善煤炭企業信息化標準體系,只有這樣才能更好的實現煤炭企業集團、下屬各公司及各礦,公司不同部門、不同應用系統之間的互聯、互通、互操作,才能建立起具有綜合應用的運行機制,最終形成一體化應用體系。
參考文獻:
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[3] 秦立公,王冬,丁超勛.城市新經濟增長點系統要素協同性特征研究[J].市場論壇,2012年(78):27-28
[4]  王留根,田宏博,王孔義.煤炭企業信息資源整合與信息編碼體系研究應用[J].煤炭經濟研究,2011, 30(06):41-13
[5]  譚章祿,劉嬋.煤炭企業信息化標準構建思路[J].煤礦機械,2012,33(02):278-280
[6] 袁俊華,袁琳.基于推送技術的個性化定制服務模式研究[J].情報雜志,2005(11):75-77
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